CASE STUDY – UNIVERSITAT BARCELONA

Cómo la Universitat de Barcelona automatizó la comunicación con 100 mil personas

La institución mantiene el contacto con estudiantes, profesores, personal administrativo, exalumnos y redes sociales a través del email marketing automatizado de E-goi Digital Solutions

Acerca de la empresa

Desde 1450, año de su fundación, la Universitat de Barcelona es una referencia en los rankings mundiales de educación e innovación. La institución pública, situada en la región de Cataluña, cuenta con la mayor oferta formativa de España y es líder nacional en investigación. Con presencia en todo el mundo, mantiene contacto con casi 100 mil personas.

El Desafío

Al tener una gran comunidad con diferentes intereses y necesidades, el principal objetivo de la Universitat de Barcelona era enviar de forma rápida campañas de email a miles de personas, con segmentación y personalización. La automatización sería un gran diferencial, que reduciría el trabajo manual del equipo.

Otro objetivo era utilizar una plataforma que fuera intuitiva, con fácil acceso al análisis de resultados, para realizar un seguimiento del compromiso de la comunidad con las comunicaciones enviadas. Sin embargo, la institución también necesitaba encontrar un proveedor que satisficiera sus necesidades, manteniéndose dentro de los límites presupuestarios, con un buen margen costo-beneficio.

La Solución

La Universitat de Barcelona empezó a enviar comunicaciones desde la plataforma E-goi en 2016 a una comunidad de casi 100.000 personas, entre estudiantes, profesores, personal administrativo, exalumnos y redes sociales.

Automatización del email marketing

Equipo autónomo y procesos agilizados

Ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia son los principales hilos conductores de la ejecución del proyecto. La automatización del marketing puede reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas hasta en un 80% y aumentar la productividad hasta en un 14,5%.

En este escenario, la Universitat de Barcelona ha automatizado el envío de email, como principal canal de comunicación con su comunidad, principalmente interna. Así, los equipos responsables del envío pueden enfocarse en actividades estratégicas, con la seguridad de que los mensajes se enviarán según lo previsto.

La Universitat envía comunicaciones como:

  • Newsletters para estudiantes;
  • Newsletters para profesores e investigadores;
  • Newsletters para el personal de administración y servicios;
  • Newsletters para antiguos alumnos;
  • Campañas sobre ofertas, concursos, etc.
  • Notas de prensa a los medios de comunicación
Segmentación y personalización

 Eficacia de la comunicación

Con un público tan diverso, era necesario crear y personalizar segmentos para garantizar el envío de la comunicación adecuada a los intereses de cada persona. La plataforma E-goi te permite captar contactos y reunirlos en una sola lista, o en listas separadas, e incluso crear segmentos para envíos específicos. De esta forma, puedes seleccionar las personas que deben recibir cada tipo de comunicación y automatizar todo el proceso.

Con el editor intuitivo y las plantillas listas para usar, puedes incluir elementos como imágenes, videos, conteos regresivos, para así, enviar emails profesionales y personalizados en pocos minutos.

Informes avanzados

Resultados en tiempo real

Otra función disponible en el ecosistema E-goi y utilizada por la Universitat de Barcelona son los informes avanzados. Con unos pocos clics, puedes monitorizar el rendimiento de las campañas en tiempo real, con tasas de apertura, clics, rebotes, datos de comportamiento y otras informaciones.

En el caso de la institución, a partir de la apertura de los emails, es posible identificar cuáles son los dispositivos (desktop/móviles) más utilizados en las aperturas; realizar un análisis geográfico y comprobar en qué parte del mundo se encuentran las personas que abrieron la newsletter; si se hizo clic o no en el botón principal; y otros datos que sirven como insight para mejorar la eficiencia de las próximas comunicaciones.

Gestor dedicado

Seguimiento cercano y personalizado

Todos los clientes de E-goi Digital Solutions con planes personalizados tienen derecho a un gestor de cuenta dedicado a su cuenta. El gestor de cuenta, especializado en marketing digital, proporciona un apoyo cercano en el uso de la plataforma y sus funciones, con apoyo estratégico para garantizar que todas las necesidades del cliente se abordan de forma eficaz.

“Desde que empezamos a utilizar E-goi de forma regular y sistemática, hemos conseguido mejorar la comunicación con nuestra comunidad universitaria, con newsletters interesantes y un análisis de datos fácil e intuitivo”

Maria Rosa Bayà – Técnica de Comunicación de la Universitat de Barcelona

Resultados obtenidos

  • Comunicación automatizada con más de 100.000 personas
  • Personalización de los mensajes en función de los intereses de cada público
  • Informes avanzados para supervisar el rendimiento de las campañas
  • Reducción del tiempo invertido en actividades manuales
  • Envío de campañas mediante plantillas intuitivas y personalizables
  • Seguimiento cercano con un especialista dedicado de E-goi.

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