CASE STUDY – UNIVERSITAT BARCELONA

Como a Universitat de Barcelona automatizou a comunicação com 100 mil pessoas

Instituição mantém contato com estudantes, docentes, equipe administrativa, ex-alunos e com os meios de comunicação social a partir do email marketing automatizado da E-goi Digital Solutions.

Sobre a empresa

Desde 1450, ano de sua fundação, a Universitat de Barcelona é referência nos rankings globais de educação e inovação. A instituição pública, localizada na região da Catalunha, possui a maior oferta de cursos da Espanha e é líder nacional em pesquisa. Com presença em todo o mundo, mantém contato com quase 100 mil pessoas.

O desafio

Por possuir uma grande comunidade, com diferentes interesses e necessidades, o principal objetivo da Universitat de Barcelona era conseguir enviar campanhas de email rapidamente para milhares de pessoas, com segmentações e personalizações. A automação seria um grande diferencial, para reduzir o trabalho manual da equipe.

Outro objetivo era utilizar uma plataforma que fosse intuitiva, com fácil acesso à análise dos resultados, para acompanhar o envolvimento da comunidade com as comunicações enviadas. Entretanto, a instituição também precisava encontrar um fornecedor que suprisse as suas necessidades dentro dos limites de orçamento, com uma boa margem de custo versus benefício.

A solução

A Universitat de Barcelona começou a enviar comunicações a partir da plataforma E-goi em 2016, para uma comunidade de quase 100 mil pessoas, entre estudantes, docentes, equipe administrativa, ex-alunos, e meios de comunicação social.

Automação de email marketing

Equipe autônoma e processos otimizados

Economizar tempo e aumentar a eficiência são os principais fios condutores na execução do projeto. A automação de marketing pode reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas em até 80% e ampliar a produtividade em cerca de 14,5%.

Neste cenário, a Universitat de Barcelona automatizou o envio de emails, como principal canal de comunicação com a sua comunidade, principalmente interna. Assim, as equipes responsáveis pelo envio conseguem se concentrar em atividades estratégicas, com a segurança de que as mensagens serão enviadas de acordo com o planejamento.

A Universidade envia comunicações como:

Newsletter para estudantes;
Newsletter para professores e investigadores;
Newsletter para equipe administrativa e de serviços;
Newsletter para antigos alunos;
Campanhas sobre ofertas, concursos, etc;
Notas de imprensa para os meios de comunicação social

Segmentação e personalização

Efetividade na comunicação

Com um público tão diverso, foi necessário criar e personalizar segmentos para garantir que a comunicação correta seria enviada de acordo com o interesse de cada pessoa. A plataforma E-goi permite captar contatos e reuní-los em uma mesma lista, ou em listas separadas, e ainda fazer segmentos para envios específicos. Desta forma, é possível selecionar as pessoas que devem receber cada tipo de comunicação e automatizar todo o processo.

Com o editor intuitivo e os modelos prontos para usar, é possível incluir elementos como imagens, vídeos, contagens decrescentes e enviar emails profissionais e personalizados em poucos minutos.

Relatórios avançados

Resultados em tempo real

Outra funcionalidade disponível no ecossistema E-goi e utilizada pela Universitat de Barcelona são os relatórios avançados. Com poucos cliques, é possível monitorar a performance das campanhas em tempo real, com taxas de abertura, cliques, bounces, dados comportamentais e outras informações.

No caso da instituição, a partir da abertura dos emails é possível identificar quais são os dispositivos (desktop/mobile) mais utilizados nas aberturas; fazer a análise geográfica e verificar em que parte do mundo estão as pessoas que abriram a newsletter; se houve clique ou não no botão principal; e outros dados que servem de insight para melhorar a eficiência das próximas comunicações.

Gestor dedicado

Acompanhamento próximo e personalizado

Todos os clientes da E-goi Digital Solutions, com planos personalizados, têm direito a um account manager dedicado à conta. O profissional, especializado em marketing digital, oferece um acompanhamento próximo na utilização da plataforma e das funcionalidades, com suporte estratégico, para garantir que todas as necessidades do cliente são solucionadas de forma efetiva.

“Desde que começamos a utilização regular e sistemática da E-goi, conseguimos aprimorar a comunicação com a nossa comunidade universitária, com newsletter atrativas e análise de dados fácil e intuitiva”

Maria Rosa Bayà – Técnica de Comunicação de Universitat de Barcelona